Принципы обработки личных данных в волостной управе Вайвара

Личные данные – это любые данные о физическом лице, которые позволяют прямо или косвенно идентифицировать личность. Личными данными являются, например, имя, фотография, данные о семье, место жительства и место работы человека.
Обработка личных данных – это любая операция, производимая с личными данными, в том числе сбор, записывание, упорядочение, хранение, изменение и обнародование личных данных, обеспечение доступа к ним, осуществление запросов и выписок, использование, передача, перекрестное использование, совмещение, закрытие, удаление или уничтожение личных данных, либо несколько перечисленных выше действий, независимо от методов их исполнения и используемых при этом средств.
Личные данные обрабатываются соответствующим образом и для определенных целей, при согласии причастного к делу лица или на какой-либо другой правовой основе, предусмотренной законом.
 
При обработке личных данных волостная управа Вайвара исходит из Закона о защите личных данных и руководств Инспекции по защите личных данных.
 
 
Основные задачи, связанные с обработкой личных данных

В волости Вайвара есть два волостных учреждения, которые обрабатывают личные данные, – волостная управа Вайвара и служба производства (правоохранительное подразделение).
 
На основании Закона о защите личных данных, личные данные обрабатываются лишь в объеме, необходимом для выполнения общественных задач.
 
Обработка личных данных, как правило, основана на собственной инициативе человека (ходатайство, заявление, докладная записка, информационный запрос и т.д. – далее «письмо») либо на обращении лица в волостную управу или в органы местного самоуправления. Без инициативы или участия лица волостная управа обрабатывает личные данные лишь тогда, когда закон предусматривает соответствующее право для выполнения общественной задачи.
 
Личные данные (имя, адрес, адрес электронной почты, номер телефона, номер факса) используются для ответа отправителю письма, для передачи правового или административного акта и в административно-деликтном производстве для получения дополнительной информации при обращении с ходатайством о предоставлении необходимой информации для получения контактных данных адресата письма. Для производства дела и доставки документа используются адресные данные, которые участник процесса сам обнародовал волостной управе, либо данные, которые являются доступными в регистре народонаселения или коммерческом регистре.
 
Документы с личными данными хранятся в соответствии со сроком хранения, указанном в перечне документов волостной управы. Документы, превысившие срок хранения, уничтожаются.
 

Как мы обрабатываем Ваши личные данные и информацию из частной жизни?

По инициативе волостной управы обработка личных данных может происходить при выполнении соответствующих законодательству действий и действий по осуществлению надзора, проведении закупок, заключении договоров, представлении статистических отчетов.
 
В ходе своей деятельности волостная управа собирает и обрабатывает личные данные и информацию, относящуюся к частной жизни людей.
Волостная управа старается делать все, чтобы личные данные, признанные как касающаяся частной жизни, и относящаяся по Закону о публичной информации к службе информация, не попали во владение третьих лиц.
 
Создание доступности личных данных для общественности

Личные данные обнародуются лишь в случае, если обязанность обнародования следует из закона. Переписка волостной управы (как входящие, так и исходящие письма), заявления, ходатайства, жалобы, докладные записки, информационные запросы, договоры, правовые акты, протоколы и т.д. регистрируются в электронном регистре документов «Dogre».
 
При регистрации документов не обнародуются личные данные, содержащие персональные данные или информацию, которые служат основой для установления ограничения доступа к документу в соответствии с Законом о публичной информации ст. 35. Если для зарегистрированного документа не установлено ограничение доступа, то этот документ на основе Закона о публичной информации доступен для всех в регистре документов.
Отправитель письма может выразить в письме нежелание обнародовать письмо через регистр документов.
 
В соответствии с Законом о публичной информации, волостная управа обязана обнародовать определенную часть документов и информации в интернете или иным образом сделать доступной для каждого человека.
 
Согласно Закону о порядке местного самоуправления (ст. 23 п. 1 и 5, ст. 31 п. 1, ст. 51 п. 6 и 7), постановление совета публикуется в издании «Riigi Teataja» и вступает в силу на третий день после опубликования, если в постановлении не установлен более поздний срок. Постановления и решения совета, а также протоколы заседаний доступны для всех в регистре документов «Dogre».
 
Правовые акты и протоколы заседаний волостной управы публикуются и являются доступными для всех лиц в регистре документов «Dogre». Постановление совета публикуется в издании «Riigi Teataja».
 
Если содержание правового акта или протокола рассматривается в качестве информации для служебного использования, то правовой акт или протокол не обнародуется. Правовой акт обнародуется вместе с личными данными в случае, если соответствующее обязательство следует из закона.
 
В соответствии с Законом об административном производстве, волостная управа имеет право опубликовать резолютивную часть (часть документа, с помощью которой кого-либо обязывают что-либо делать) в общегосударственной или местной газете либо в интернете в издании «Ametlikud Teadaanded». Резолютивная часть документа публикуется, если
1. документ необходимо доставить более чем ста лицам;
2. отсутствуют адресные данные участника процесса, или если участник процесса не проживает по известному адресу, а место его фактического пребывания неизвестно, и не имеется иного способа доставки документа;
3. административный акт необходимо обнародовать, и административный акт не подлежит обнародованию в издании «Riigi Teataja». В интернет-издании «Ametlikud Teadaanded» волостная управа обнародует личные данные и в том случае, если это предусматривает специальный закон или на основе данного правового акта (см. Закон об издании «Riigi Teataja», устав издания «Ametlikud Teadaanded»).
 
В соответствии с Законом о публичной информации, в базах данных, держателем которых является волостная управа, личные данные не обнародуются, за исключением случаев, когда обязательство обнародования личных данных не следует из закона.
 
Передача личных данных третьим лицам, в том числе другим учреждениям
 
Переданные частным лицам или полученные от частных лиц документы имеют преимущественно ограниченный доступ, поскольку, исходя из установленных правовыми актами требований, письмо содержит данные места жительства, номер телефона, адрес электронной почты отправителя или получателя письма. Перечисленные выше данные считаются относящейся к частной жизни человека информацией и не подлежат обнародованию третьим лицам (за исключением, если имя или контактные данные лица использованы в качестве представителя юридического лица или учреждения). В отношении другой упомянутой в письме информации ограничение доступа зависит от содержания документа. Возможные основания для ограничений доступа устанавливает Закон о публичной информации ст. 35.

Независимо от ограничения доступа, волостная управа выдает документ учреждению или лицу, имеющему прямое вытекающее из закона право запросить его (например, ведущее досудебное производство лицо, суд, учреждение по осуществлению надзора и т.п.). Если ответ на отправленное волостной управе письмо находится в компетенции другого учреждения, то волостная управа передает письмо соответствующему учреждению, информируя об этом отправителя письма.
 
На основании ст. 37 п. 2 и 3 Закона об административном производстве в административном производстве участникам процесса разрешается ознакомиться с делом и документами в учреждении в присутствии должностного лица. Должностное лицо должно гарантировать, чтобы при ознакомлении с документами не были обнародованы данные, относящиеся к частной жизни других участников процесса.
 
В соответствии с Законом о защите личных данных (ст. 26) и Законом о государственной службе (ст. 55), члены волостного совета и комиссий волостной управы как во время срока действия полномочий, так и после истечения срока действия полномочий, а также служащие учреждений как во время срока действия служебных отношений, так и после его окончания обязаны хранить в тайне данные, относящиеся к семейной и частной жизни других людей, и другую информацию, полученную конфиденциально.

Право ознакомиться со своими данными

В соответствии с Законом о защите личных данных, каждый человек вправе ознакомиться с собранными на него личными данными и узнать, в каком объеме и с какой целью обрабатывались относящиеся к нему личные данные.
Каждый человек имеет право требовать исправления своих неверных личных данных или данных своего представляемого (опекаемого). Для этого необходимо в устной или письменной форме предоставить соответствующую информацию волостной управе. Надлежащая информация может быть передана служащему, ведущему или проводившему дело, или посредством общих контактных данных волостной управы (по телефону 39 29 000, по электронной почте vaivara@vaivara.ee или по почте – Парги 2, поселок Синимяэ 40101, волость Вайвара). Для осуществления исправлений волостная управа может потребовать дополнительных подтверждений.
 
На основании Закона об административном производстве в административном производстве участникам процесса разрешается ознакомиться с делом и документами в присутствии должностного лица. Должностное лицо должно гарантировать, чтобы при ознакомлении с документами не были обнародованы данные, относящиеся к частной жизни других участников процесса.
 
Исходя из специальных законов, в определенных делах волостная управа имеет права внесудебного делопроизводителя. Деликтно-процессуальное производство подробно регулирует деликтно-процессуальный кодекс. Лицо, в отношении которого ведется производство, и его представитель могут ознакомиться с материалами в порядке, установленном процессуальным кодексом. Заявитель о проступке может ознакомиться с материалами посредством запроса, учитывая установленные ограничения доступа. Данные заявителя о проступке волостная управа обнародует другим участникам процесса в объеме, предусмотренном процессуальным кодексом и необходимом для решения дела. В деликтно-процессуальном производстве на основании Закона о борьбе с коррупцией свидетелю не гарантируется анонимность при оповещении о коррупционной деятельности и при выполнении заданий по защите детей.
 
Вступившие в силу решения по делам о проступках регистрируются также в регистре наказаний. Доступ в регистр наказаний ограничен, данные можно запрашивать в порядке, установленном гл. 3 Закона о регистре наказаний.
 
Для выдачи личных данных служащий, выдающий данные, должен быть убежден, что речь идет о лице, имеющим право получать соответствующие данные. Вследствие этого, ходатайствующий о получении данных должен при необходимости подтвердить свою личность или право на запрос данных. Если в случае запроса, осуществленного по телефону, служащий не может убедиться, что данные запрашивает управомоченное лицо, служащий имеет право просить о предоставлении ходатайства в письменной форме вместе с необходимыми доказательствами.
В государственных регистрах, в которых данные предоставляет волостная управа (регистр народонаселения Эстонии, семейный регистр, регистр социальных услуг и пособий; регистр экономической деятельности, государственный строительный регистр, государственный земельный кадастр, крепостная книга, инфосистема образования Эстонии, Больничная касса, регистр обязательной накопительной пенсии, инфосистема «e-toimik»), можно проверить данные о себе и на государственном портале www.eesti.ee посредством э-услуги (рубрика «Гражданину»).

Если волостная управа для использования Ваших личных данных не имеет более (например, срок хранения данных истек) законного основания, но Вы считаете, что обработка данных продолжается, Вы можете требовать прекращения использования данных или удаления данных.
 
В случае если, по Вашему мнению, волостная управа собирала или использовала Ваши данные незаконно или не предоставляла человеку данные о нем, Вы имеете право обратиться с соответствующей жалобой в Инспекцию по защите данных или в суд.